Zo zorg jij voor een unieke aankleding van een vergaderlocatie

Ondernemers huren steeds vaker een externe vergaderlocatie in Utrecht, Amsterdam of bijvoorbeeld Rotterdam. Het hybride werken maakt dat online vergaderen aan populariteit heeft gewonnen, waardoor vaste vergaderruimtes binnen een eigen kantoorpand steeds minder benodigd zijn. Het huren van een vergaderlocatie is interessant bij brainstormsessies, bij vergaderingen met derden en bijvoorbeeld op momenten dat de samenwerking tussen afdelingen intern vast dreigt te lopen. Het is in zo’n geval prettig elkaar in de ogen aan te kunnen kijken, in plaats van via het scherm. Daarbij is de afleiding van achter de computer veel groter, dan wanneer je met elkaar in een ruimte zit. Zo blijft iedereen bij het overleg betrokken. Het huren van een vergaderlocatie kan via verschillende organisaties, waarbij je de keuze hebt uit sterk uiteenlopende ruimtes.

Kies voor een bijzonder vergaderlocatie in de regio

Een van de mogelijkheden die je hebt is het huren van een bijzondere vergaderlocatie; denk aan een ruimte in een oud, statig pand. Of denk aan een ruimte in een klein kasteeltje. Het huren van een dergelijke vergaderlocatie is onder meer interessant, wanneer je belangrijkste klant of partner op bezoek komt. Zo maak je direct een goede indruk als organisatie! Ook wanneer je als MT een heidag op de planning hebt staan is een dergelijke locatie interessant. Even weg uit je vertrouwde, vaste omgeving. Dit kan je inspireren en helpt vaste patronen te doorbreken. In veel gevallen levert het je aan het eind van de dag meer op! Huur jij af en toe al eens een bijzondere vergaderlocatie in de regio?

Plan een brainstormsessie vooraf en bereid deze voor

Wanneer je een vergaderlocatie huurt voor bijvoorbeeld een brainstormsessie, is het belangrijk hier vooraf goed over na te denken. Op welke manier geef je deze sessie een invulling? Kies je bijvoorbeeld voor verschillende opdrachten, die je door aanwezigen uit laat voeren in diverse samenstelling? Ga je wellicht voor een mix van inhoudelijke elementen met een aantal interactieve momenten? Een goede voorbereiding is key, wanneer je het maximale uit zo’n sessie wilt halen.

Zelf een vergaderzaal aankleden

Naast de mogelijkheid om te profiteren van de unieke aankleding binnen zo’n bijzondere vergaderlocatie, kun je deze zelf ook aankleden. Je hebt hierbij verschillende mogelijkheden. Bak bijvoorbeeld zelf verschillende taarten of andere lekkernijen, welke je gedurende de vergadering uitdeelt. Niet alleen een smaakvol tussendoortje; het toont ook dat je bereid bent moeite te doen voor het team. Mocht je voor tussendoortjes en snacks zorgen, probeer deze dan enigszins gezond te houden. Je wilt als manager of organisator van een belangrijke vergadering of bijeenkomst het goede voorbeeld geven aan anderen. Ongezonde snacks passen daar niet bij. Je kunt ook denken aan een leuke aankleding middels banners en posters, passend bij de huisstijl van je organisatie.